Adjoint.e administratif.tive – Service de l’urbanisme

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la directrice du service de l’urbanisme et de l’environnement, la personne titulaire du poste assure un rôle clé de soutien administratif et de service à la clientèle. Elle contribue activement à la gestion des demandes de permis, au suivi des dossiers d’urbanisme ainsi qu’à la coordination de diverses activités administratives du service.

Le poste comporte une importante composante de service aux citoyens ainsi qu’un rôle central de liaison entre les inspecteurs, les citoyens et les différents intervenants.

Principales responsabilités

Service aux citoyens et soutien aux permis

• Répondre aux demandes d’information des citoyens, professionnels et promoteurs (téléphone, courriel, comptoir).
• Informer la clientèle sur la réglementation d’urbanisme et les procédures de permis.
• Recevoir, préanalyser sommairement et préparer les demandes de permis.
• Assurer le suivi des documents requis et la mise à jour des dossiers.
• Effectuer la gestion des demandes de permis en ligne et transmettre les dossiers aux inspecteurs.

Soutien aux opérations du service

• Préparer et assurer le suivi des dossiers d’urbanisme (permis, inspections, dossiers actifs).
• Assurer un suivi régulier de l’état des permis et de leur fermeture.
• Collaborer avec les inspecteurs dans la préparation des dossiers.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d’installations septiques, incluant les demandes, suivis et communications avec les fournisseurs.
• Effectuer la transmission mensuelle des permis aux organismes concernés.
• Maintenir à jour les différents registres et bases de données.

Gestion administrative et correspondance

• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance (avis, lettres, courriels, etc.).
• Préparer ou réviser certains documents pour le conseil municipal (résolutions, documents administratifs).
• Assurer le traitement des plaintes et requêtes et les diriger vers les intervenants concernés.
• Préparer et réviser les avis et constats d’infraction et participer au montage de dossiers de cour.

Soutien logistique et financier

• Procéder à la préparation et à la saisie des bons de commande.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et partenaires externes.
• Effectuer certains envois administratifs et suivis en collaboration avec le service des finances.
• Participer au suivi de certains dossiers financiers liés aux permis (dépôts, facturation, etc.).
• Procède à la préparation et la saisie des bons de commande.

Organisation et gestion documentaire

• Assurer le classement et la gestion des dossiers (papier et numériques).
• Maintenir à jour les fichiers et bases de données du service.
• Participer à l’amélioration continue des outils et procédures administratives (ex : dépliants et formulaires).

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine pertinent
• Expérience dans un poste similaire, idéalement en milieu municipal
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
• Bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office)
• Connaissance des logiciels municipaux (PG, Territoire ou équivalent) - un atout important
• Connaissance du domaine de l’urbanisme et de la réglementation municipale - un atout

Profil recherché

• Excellent service à la clientèle et capacité à gérer un volume élevé de demandes
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Bon jugement et discrétion
• Facilité à travailler en équipe et en collaboration avec différents intervenants

Horaire de travail

35 heures par semaine

Lundi au jeudi : 8 h à 16 h 45

Vendredi : 8 h à 12 h

Échelle salariale

54 867 $ à 67 480 $

Entrée en fonction

Dès que possible

Comment postuler?

En remplissant le formulaire ci-dessous.

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